GSB 7.0 Standardlösung

Aktuelles

Ankündigung & Wartungsfenster
BET Releasewechsel auf Version 5.0

Update 14.01.2019

hiermit möchten wir Sie über den Abschluss der Arbeiten am Release 5.0 des Bedarfserhebungstools (BET) informieren und ankündigen, dass wir planen das Release zum 18.01.2019 in die Produktivumgebung einzuspielen.
Aufgrund des Updates, kann es an diesem Tag ab 16 Uhr zu grundlegenden Einschränkungen im Produktivsystem kommen. Nutzen Sie das Bedarfserhebungstool ab diesem Zeitpunkt nur zu Lesezwecken und führen Sie bitte keine aktiven Arbeiten durch.

Mit der Auslieferung des Release 5.0 ist die Entwicklung des BET, im Sinne des Einführungsprojektes, abgeschlossen. Insbesondere die Anforderungen aus dem Teilprojekt 5 der IT-Konsolidierung des Bundes (TP5) sind damit vollständig umgesetzt worden.

Folgende neue Funktionen können fortan im BET genutzt werden:

  • Beschaffungsstellen ist es zukünftig möglich eine Bedarfsvermutung (BV) zu formulieren, an der die Bedarfsmelder in den Behörden durch Abgabe einer Bedarfseinschätzung (BES) teilnehmen können.
    Im Gegensatz zur verbindlichen Bedarfserhebung kann hier ein unverbindlicher Bedarf gemeldet werden. Durch diese Charaktereigenschaft sollen die Beschaffungsstellen dazu befähigt werden, Potentiale für Rahmenvereinbarungen auszutesten und gegebenenfalls durch eine entsprechende Weiterverfolgung zu erschließen.
  • Bedarfsmelder in den Behörden können nun einen unverbindlichen Produktvorschlag (PV) abgeben.
    Dadurch wird die Möglichkeit eröffnet, Bedarfe, die bisher nicht in einer Rahmenvereinbarung gebündelt waren anzumelden, damit Sie nach Prüfung, insbesondere der Volumina und der Bündelungsfähigkeit in einer zukünftigen Bedarfserhebung berücksichtig werden können.
  • Bedarfsmelder in den Behörden können zukünftig nachvollziehen, ob oder wann der gemeldete Bedarf gedeckt wird.
    Hierzu werden die Bedarfsmelder automatisch benachrichtigt, wenn für eine Meldung (bis auf Positionsebene) eine Rahmenvereinbarung abgeschlossen wurde, über die der mitgeteilte Bedarf gedeckt werden kann.

Weitere Neuerungen und Verbesserungen können Sie vorab den unten beigefügten Release Notes entnehmen. Bereits jetzt können Sie sich vom Funktionsumfang der Erweiterungen in der Testumgebung (IVBB) überzeugen, wo das Release 5.0 schon heute zur Verfügung steht.

Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne unter nachfolgender E-Mailadresse zur Verfügung
bedarfserhebungstool@bescha.bund.de

BET Release Notes 5.0 (PDF, 205KB, Datei ist nicht barrierefrei)

Erfolgreicher BET Releasewechsel auf Version 3.3

Update 10.09.2018

Am vergangenen Wochenende wurde der Releasewechsel des BET auf Version 3.3 erfolgreich durchgeführt. Den Nutzern steht damit wieder eine ganze Palette neuer Funktionen zur Verfügung. Besonders hervorzuheben sind die Möglichkeiten, fortan Bedarfserhebungen im Teilnehmerkreis zu beschränken oder die Erhebungen mit Fragenbögen auszugestalten (sogenannte flexible Bedarfsabfragen). Neben dem funktionsspezifischen Ausbau der Kommunikationswege konnte der zentrale Administrator etabliert werden. Einen guten Überblick zu den Neuerungen bietet Ihnen auch der nachfolgende Anhang.

BET Release Notes 3.3 (PDF, 213KB, Datei ist nicht barrierefrei)

Wartungsfenster
BET Releasewechsel 3.3

Update 07.09.2018

Aufgrund der Einspielung des Release 3.3 ins Bedarfserhebungstool kann es am Freitag, den 07.09.2018 ab 16 Uhr zu grundlegenden Einschränkungen im Produktivsystem kommen. Bitte vermeiden Sie ab diesem Zeitpunkt die Nutzung des Programms oder verwenden Sie es ausschließlich zu Lesezwecken. Führen Sie keine aktiven Arbeiten durch, die Ergebnisse könnten fehlerhaft sein!

Erfolgreicher BET Releasewechsel auf Version 3.2

Update 24.05.2018

Gestern fand erfolgreich der Releasewechsel des BETs auf Version 3.2 statt.
Mit dem Go-Live des BET Release 3.2 stehen dem Nutzer erneut eine Reihe zusätzlicher Features zur Verfügung, wie etwa die Strukturierung von Bedarfen und Erhebungen. Näheres entnehmen Sie bitte dem weiter unten stehenden Anhang.

Hier finden Sie die Releasenotes zum Release 3.2.

Verschiebung des BET Releasewechsel 3.2

Update 18.05.2018

Leider kann das angekündigte BET Release 3.2 zum heutigen Tag nicht durchgeführt werden; folglich entfällt auch das geplante Wartungsfenster. Eine baldige Umsetzung ist weiterhin vorgesehen. Wir werden Sie auf diesem Weg darüber zeitnah informieren.

Mit dem Go-Live des BET Release 3.2 stehen dem Nutzer erneut eine Reihe zusätzlicher Features zur Verfügung. Die Strukturierung von Bedarfen und Erhebungen stellt dabei die auffälligste Neuerung dar. Näheres entnehmen Sie bitte dem nachfolgenden Anhang.

Hier finden Sie die Releasenotes zum Release 3.2.

Wartungsfenster
BET Release 3.2 - Zusätzliche Features

Update 18.05.2018

Aufgrund des Updates kann es am 18.05.2018 ab 16 Uhr zu Einschränkungen kommen. Nutzen Sie das Bedarfserhebungstool ab diesem Zeitpunkt nur zu Lesezwecken und führen Sie keine aktiven Arbeiten durch.

Wartungsfenster
BET Release 3.1 - Ein Mehr an Benutzerfreundlichkeit

Update 09.03.2018

Aufgrund der Einspielung des Release 3.1 kann es am 09.03.2018 ab 16 Uhr zu Einschränkungen bei der Nutzung des BET kommen.

Mit dem Release 3.1 des Bedarfserhebungstools wird ein weiterer Teil der vom Beschaffungsamt geplanten und von den Nutzern formulierten Anforderungen in der Software umgesetzt und somit die Akzeptanz und die Benutzerfreundlichkeit weiter erhöht. Um nicht mehr benötigte Nutzer oder Organisationseinheiten sowie abgeschlossene oder abgebrochene Bedarfserhebungen endgültig löschen zu können, wird das BET um eine Archivfunktion ergänzt. Sind Nutzer, Organisationseinheiten oder Bedarfserhebungen in das Archiv verschoben worden, besteht die Möglichkeit diese aus dem Archiv endgültig zu löschen. Damit wird insbesondere eine Anforderung des BfDI im Hinblick auf den Datenschutz im BET sichergestellt.


Darüber hinaus ist es ab sofort möglich, CSV-Templates bei Bedarfsmeldungen, Bedarfserhebungen und „Ex-ante Meldungen“ zum Erfassen bzw. zum Import von Daten zu verwenden. Muster CSV Dateien im entsprechenden Format stehen frei im BET zum Download zur Verfügung. Damit wird unter anderem die Erfassung von gesammelten „Ex-ante Meldungen“ durch die Zentralstelle für IT-Beschaffung (ZIB) für die Behörden der Bundesverwaltung spürbar vereinfacht.


Ebenfalls wird für die Nutzerinnen und Nutzer die Möglichkeit zur Übergabe und Übernahme von Bedarfen verbessert. So ist es bspw. ab sofort möglich, konsolidierte Bedarfe in abgeschlossenen Bedarfserhebungen ableiten zu können, vorhandene Produkte/Leistungen bei der Erfassung von Produkt-/Leistungslisten kopieren zu können sowie Produkte und Leistungen immer unabhängig von der Hauptkategorie des Vorgangs (BE, BM, EXM) festzulegen. Eine Kenntlichmachung, wenn die gebündelten Bedarfe einer Behörde den Gesamtpreis des zugrundeliegenden gemeldeten Bedarfs in der Bedarfsmeldung überschreiten ist ebenfalls im Release 3.1 enthalten.


Für die Zentralen Beschaffungsstellen wird mit dem aktuellen Release die Möglichkeit geschaffen, das im BET erstellte Leistungsverzeichnis in ein Vergabemanagementsystem wie bspw. den „AI Vergabemanager“ zu exportieren. Medienbruchfrei schließt sich dann auf der Grundlage der im BET erhobenen Daten die Erstellung des zu den Vergabeunterlagen gehörenden Leistungsverzeichnisses in der Vergabemanagementsoftware an. Prozessaufwände können damit deutlich verringert werden.

Wartungsfenster
Funktion Teilbedarfserhebung geht online

Update 26.09.2017

Die neue Funktion der Teilbedarfserhebung dient dazu, den nachgelagerten Prozess der Bedarfserhebung innerhalb Ihrer Behörde oder behördenübergreifend abzuwickeln. Praktisch gestaltet sich der Ablauf so, dass der Bedarfsträger an einer Bedarfserhebung einer zentralen Beschaffungsstelle teilnimmt und in seinem Arbeitsbereich eine Teilbedarfserhebung anlegt. Die Teilbedarfserhebung kann entweder innerhalb Ihrer eigenen Behörde verteilt werden, aber auch an "zugeordnete" Behörden innerhalb Ihres Ressorts. Diese Funktion richtet sich an Behörden mit einer komplexen Beschaffungsorganisation.

Wenn Sie Teilbedarfserhebungen an zugeordnete Behörden verteilen möchten, teilen Sie uns bitte die gewünschte Organisationsstruktur mit, sodass der globale Systemadministrator diese einrichten kann.

bedarfserhebungstool@bescha.bund.de oder 0228 99 610 1177

Aktuelle Benutzerhandbücher stehen für die neue Funktion unter Schulungsmaterial zur Verfügung.

Aufgrund des Updates kann es am 26.09.2017 ab 14:30 Uhr zu Einschränkungen kommen. Nutzen Sie das Bedarfserhebungstool ab diesem Zeitpunkt nur zu Lesezwecken und führen Sie keine aktiven Arbeiten durch.

Go-Live Pilotbetrieb

Update 19.06.2017

Das neue Bedarfserhebungstool steht ab sofort zur Nutzung zur Verfügung. Erledigen Sie Ihre Bedarfserhebungen, Bedarfsrückmeldungen und ex-ante Meldungen ab sofort im webbasierten Bedarfserhebungstool.

Das Produktivsystem ist über folgenden Link oder über Login-Seite im rechten Navigationsmenü erreichbar.

Die Benutzeroberfläche (Verwaltung von Bedarfen und persönlichem Nutzerprofil)

Zugang Benutzeroberfläche

 

In Ihrem neuen Bedarfserhebungstool können Sie Ihre …

-          Bedarfserhebungen managen

und / oder

-          Bedarfsrückmeldungen managen

-          Persönlichen Abonnements ändern

-          Zugangsdaten ändern

Wenn Ihre Behörde bereits an einer der Testphase beteiligt war und hier entsprechende Behördenstrukturen hinterlegt hat, werden diese ins Produktivsystem übernommen, sodass hier kein Mehraufwand bei der initialen Einrichtung durch den lokalen Administrator Ihrer Behörde entsteht. Beachten Sie bitte, dass im Produktivbetrieb initial der Benutzername und das Passwort neu vergeben werden muss.

Sollten Sie sich bisher nicht mit dem Bedarfserhebungstool auseinander gesetzt haben, finden Sie im E-Beschaffungsportal ebenfalls hilfreiche Informationen zur Registrierung und Bedienung.

Hinweise:

1. Derzeit ist bekannt, dass die Abstimmungen über die Nutzung des BET mit den Personalvertretungen im BMI, BKM, BRH und BMZ abgeschlossen sind. Da das Bedarfserhebungstool ressortweit eingesetzt wird, finden derzeit noch Abstimmungen der Personalvertretungen innerhalb der anderen Ressorts statt. Demnach wird es eine Übergangszeit geben, in der die Bedarfserhebungen parallel in der bisherigen Form (Excel) über das KdB, als auch über das BET zur Verfügung gestellt werden. Alle Ressorts, in denen die Abstimmung mit den Personalvertretungen erfolgreich beendet wurde, sind dazu angehalten die Bedarfe, Bedarfserhebungen und ex-ante Meldungen ausschließlich über das BET zu melden.

 2. Bitte beachten Sie, dass die Abonnements der Produktkategorien im BET unmittelbar nach dem Anmelden überprüft werden sollte, um zu gewährleisten, dass Sie über neue Bedarfserhebungen informiert sind.

 3. Wenn es trotz umfangreichem Schulungsmaterial im E-Beschaffungsportal der Bedarf an Präsenzschulungen bestehen sollte, melden Sie diesen bitte an bedarfserhebungstool@bescha.bund.de